Digitalisierung ist ein zentraler Bestandteil der Transformation in der Automobil-Zulieferindustrie. Ohne digitale Workflows geht zukünftig nichts mehr. Das gilt für große OEM-Supplier ebenso wie für kleinere Zulieferbetriebe. Vorteile wie Effizienzsteigerung und verbesserte Konsistenz liegen auf der Hand. Wie Unternehmen außerdem von digitalen Workflows profitieren können, welche Unternehmensbereiche dafür besonders geeignet sind und welche Rolle künstliche Intelligenz dabei spielt, lesen Sie in diesem Beitrag.
Vom Arbeitsablauf zum digitalen Workflow
Der Begriff Workflow bezeichnet die strukturierte Durchführung von Arbeitsabläufen nach einem festgelegten Schema – in der Regel mithilfe digitaler Technologien. Neu ist er allerdings nicht, sondern rund 40 Jahre alt. Er entstand in den 1980er Jahren, als mit dem Aufkommen von Computern auch die Digitalisierung der Arbeitswelt begann. Bereits damals wurden Lösungen entwickelt, um manuelle Routineaufgaben zu übernehmen, Prozesse effizienter zu gestalten und mehr Arbeitskraft und -zeit für komplexere Aufgaben zu haben.
Wie profitieren Unternehmen von digitalen Workflows?
Ein gut eingerichteter digitaler Workflow bietet eine Reihe wichtiger Vorteile für Unternehmen. Dazu gehören:
Mehr Effizienz: Mit digitalen Workflows bekommen Arbeitsabläufe mehr Struktur und können automatisiert werden. Beides erhöht die Effizienz.Mehr Konsistenz: Durch Automatisierung laufen Workflows immer gleich ab. Dies sichert eine konstante Arbeitsqualität und macht Ergebnisse vergleichbar. Mehr Transparenz: Im digitalen Workflow ist der aktuelle Bearbeitungsstand einer Aufgabe oder eines Prozesses jederzeit ersichtlich. Besserer Ressourceneinsatz: Digitale Workflows können Routineaufgaben übernehmen, Personal entlasten und dem Fachkräftemangel entgegenwirken. Einhaltung der Compliance: Überall, wo gesetzliche Vorschriften oder industrielle Standards einzuhalten sind, können digitale Workflows helfen, dies lückenlos zu tun.
Welche Geschäftsbereiche eignen sich für digitale Workflows?
Kurz gesagt: Alle Bereiche mit sich wiederholenden Abläufen eignen sich für die Einführung von digitalen Workflows. Dazu gehören zentrale interne Geschäftsprozesse aus den Bereichen allgemeine Verwaltung, Buchhaltung, Personalwesen und IT, aber etwa auch Qualitätsmanagement und Kundenservice. Gleichzeitig ist die Einführung von digitalen Workflows ein sehr unternehmensspezifischer Prozess. Abläufe, die sich in den meisten Unternehmen für die Übertragung in digitale Workflows eignen, sind beispielsweise:
Allgemeine Verwaltung: Eingangspost, Auftragseingänge, GenehmigungsprozesseRechnungswesen: Eingangsrechnungen, MahnwesenPersonalwesen: Personal- und Bewerbermanagement, Onboarding, UrlaubsanträgeKundenservice: Beschwerdemanagement, Serviceanfragen, Reklamationen
Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung digitaler Workflows?
Damit ein digitaler Workflow zur Erfolgsgeschichte wird, muss seine Einführung gut geplant sein. Eine detaillierte Analyse von Abläufen, Anforderungen und Zielen ist eine wichtige Grundvoraussetzung, bevor eine passende Software ausgewählt werden kann. Zudem müssen die Kompetenzen der Mitarbeitenden und die technischen Voraussetzungen passen. Können die Mitarbeitenden mit den digitalen Programmen umgehen, steht an allen betroffenen Unternehmensstandorten die benötigte Hardware und ein stabiler Internetzugang zur Verfügung? Erst wenn diese Fragen geklärt sind, können digitale Workflows unternehmensweit starten.
Welche Chancen bietet KI in digitalen Workflows?
KI kann ein Turbo für digitale Workflows sein. Um die Nutzung digitaler Workflows weiter zu optimieren und vorhandene Ressourcen noch besser zu nutzen, entwickeln viele Unternehmen gerade Lösungen, um Künstliche Intelligenz in die Workflows zu integrieren. Ein einfaches Beispiel dafür sind KI-gesteuerte Chatbots, die den Kundenservice entlasten, indem sie einfache Anfragen beantworten und bei komplexeren Fragestellungen gezielt an passende Ansprechpersonen weiterleiten. Eine wichtige Rolle kann KI künftig auch bei der Analyse von komplexen Markt- und Unternehmensdaten spielen. Unternehmen können in kürzester Zeit umfassende Erkenntnisse als Entscheidungsgrundlage für die Entwicklung von Geschäftsstrategien oder -zielen erhalten. Als Predictive Analytics wird KI auch als strategisches Tool eingesetzt, um Markt- und Branchentrends frühzeitig zu erkennen. Darüber hinaus entwickeln sich gerade viele weitere Einsatzfelder für KI in digitalen Workflows.
Weitere Informationen zum Themenfeld Transformation, Digitalisierung und KI finden Sie unter www.teammit.net
Veranstaltungstipp: Arbeitskreis – KI & Workflow – KI in der Administration (1. Oktober 2024, ab 13 Uhr)
